Varoitus: Nykyinen selaimesi on vanhentunut! Vaihda uudempaan selaimeen, kuten Chrome, Firefox tai Microsoft Edge. Avaa Edgellä

Kun työ on tehty, on aika saada maksu

Tarkistuslista: Varmista, että nämä asiat on ilmoitettu laskussa

Laskun toimittaminen tyytyväiselle asiakkaalle hy-vin suoritetun työn jälkeen on palkitseva hetki jo-kaiselle yritykselle, mutta aivan erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille.

Vielä palkitsevampaa toki on, kun rahat ilmestyvät yrityksen tilille. Sitä vastoin on todella epämiellyttävää, kun mak-sua ei kuulukaan. Maksu voi viivästyä monesta  eri syystä, mutta toisinaan kyse ei ole asiakkaan laiminlyönnistä vaan virheistä laskussa. Siksi onkin tärkeää tietää, mitä tietoja laskussa pitää ilmoit-taa ja kenelle lasku osoitetaan.

Vältä laskujen yleisimmät virheet

Yksi yleisimmistä virheistä nimittäin on, että lasku lähetetään väärälle henkilölle. Se on ikävä virhe monesta eri syystä – ennen kaikkea se antaa epä-ammattimaisen vaikutelman ja kuvan, että yrityk-sesi hallinto ei ole tilanteen tasalla.

Parhaassakin tapauksessa väärälle henkilölle osoitettu lasku voi aiheuttaa maksun viivästymistä, kun lasku kiertää asiakkaan järjestelmässä. Pahimmassa tapauk-sessa seurauksena voi olla asiakkaan menettämi-nen.

Toinen yleinen virhe on, että laskun numero tai tuotenumero on virheellinen tai että tuotteet ja hinnat eivät vastaa toisiaan.

”B2B-yritykset pitävät usein itsestään selvänä,  että asiakas luottaa laskun oikeellisuuteen, joten tietojen selkeyteen ja tarkkuuteen ei välttämät-tä kiinnitetä liiemmin huomiota. Tällöin virheiden mahdollisuus on suuri. Virheitä esiintyy esimerkiksi nimissä tai laskun maksuehdoissa. Olen myös  törmännyt tilanteeseen, jossa yrityksen tilitiedot olivat väärin, jolloin asiakkaan oli luonnollisestikin vaikeaa saada lasku maksetuksi. Pidä siis huolta, että laskut ovat virheettömiä ja sisältävät kaikki olennaiset tiedot. Näin et ainakaan itse aiheuta vaikeuksia laskun maksamisessa”, Euler Hermesin avainasiakaspäällikkö Heikki Näreaho vinkkaa.

Muista nämä asiat laskussa
 

  • Varmista, että lasku sisältää kaikki seuraavat tiedot virheettömässä muodossa: asiakkaan nimi, kuvaus toimitetusta tuotteesta tai palvelus-ta, laskun numero ja päivämäärä, rahayksikkö ja alv-summa. Ja kenties kaikkein tärkein vinkki: tarkista, että sekä laskun osoite että vastaanot-taja ovat oikein.
  • Jos toimitat laskun sähköpostitse, pyydä kuittaus, kun asiakas on vastaanottanut laskun. Näin huomaat nopeammin, mikäli sähköpostiosoite on virheellinen, ja asiakas puolestaan ei voi myöhemmin väittää, ettei ole saanut laskuaan ajoissa.

TARKISTUSLISTA: Varmista, että nämä asiat on ilmoitettu laskussa
 

  • Laskun luontipäivämäärä (laskun päiväys)
  • Laskun yksilöllinen, juokseva laskunumero
  • Yrityksesi alv-numero tai Y-tunnus
  • Yrityksen nimi ja osoite
  • Asiakkaan tai yhteyshenkilön nimi ja osoite
  • Tuotteen tai palvelun kuvaus ja tyyppi
  • Tuotteiden myyntipäivämäärä tai palvelun suorittamis- tai valmistumispäivämäärä
  • Arvonlisäveroprosentti
  • Maksettava arvonlisävero tai tieto siitä, jos kyseessä on arvonlisäveroton myynti
  • Eräpäivä eli päivämäärä, jolloin lasku tulee olla maksettu
  • Rahayksikkö (jos kyseessä on ulkomainen asiakas)
  • Tilitiedot, kuten maksun saaja, tilinumero IBAN-muodossa, BIC-numero ja pankin nimi.

Lue myös: Käytä laskua asiakassuhteen ylläpitoon

”On tärkeää tuntea asiakkaasi, sekä tuotteen tai palvelun myymisen kannalta että laskutuksen kannalta. Pyri ottamaan asiakkaasta selville muutakin kuin nimi ja osoite. Tämä ehkäisee väärinymmärryksiä ja virheitä, jotka voisivat johtaa maksun viivästymiseen tai jopa maksamatta jättämiseen.”
Heikki Näreaho, avainasiakaspäällikkö, Euler Hermes