Détournement de fonds – comment réagir?

Bien gérer les détournements
La criminalité économique au sein des entreprises ne cesse de progresser. Cette hausse ne pourra être ralentie que si les délinquants sont identifiés, les causes précisément, analysées et les bonnes conséquences, rapidement tirées.
 
D’après notre expérience, les détournements sont fréquemment découverts par des contrôles et des examens, souvent aussi par des informations ciblées, et parfois par pur hasard.
 
  • les retours postaux,
  • la hausse inhabituelle du nombre de nouvelles activités ou des pertes exceptionnelles,
  • une documentation incomplète des transactions commerciales,
  • le départ soudain d’un collaborateur,
  • un collaborateur qui ne prend que rarement des vacances ou toujours sur de courtes périodes,
  • un collaborateur qui a des passe-temps onéreux ou un train de vie visiblement élevé,
  • un collaborateur entretient une relation particulièrement intense avec les clients.
     

1.     Le dommage s’est produit – aucun suspect n’est encore identifié
 

  • Assurez-vous tout d’abord qu’aucun autre dommage de ce type ne peut survenir.
  • Mais ne vous contentez pas d’avoir comblé une « faille de sécurité ». Les mesures qui ne font que prévenir le même dommage ne suffisent pas.
  • Analysez précisément le déroulement de l’événement. Vous pourrez ainsi très probablement restreindre le cercle des auteurs.
  • Un délinquant non découvert trouvera de nouvelles façons de porter préjudice à votre entreprise et peut compromettre son existence. Demandez par conséquent un examen approfondi.
  • Il peut être parallèlement recommandé de faire étudier la situation par un vérificateur externe indépendant (expert-comptable, conseiller fiscal, détective économique). Nous nous ferons un plaisir de vous aider dans votre recherche d’un vérificateur externe.
  • Alertez la police. Les enquêtes du ministère public et de la police criminelle facilitent souvent l’élucidation des faits
     

2.     Le dommage est survenu – il existe un suspect ou l’auteur est déjà certain
 

  • Convenez de la conduite à tenir avec votre service juridique/votre avocat.
  • Demandez à la Révision interne ou un autre collaborateur de confiance n’ayant aucun lien avec l’affaire d’examiner la situation.
  • Rassemblez et sauvegardez tous les éléments de preuve.
  • Interrogez le suspect et les témoins et consignez les déclarations.
  • Tenez le suspect à l’écart des documents afin d’empêcher toute dissimulation.
  • Sauvegardez tous les documents, clés et éléments de preuve du suspect.
  • Supprimez et modifiez les codes de sécurité et les mots de passe.
  • Vérifiez s’il est judicieux de suspendre provisoirement le suspect ou de le muter à un autre poste.
  • Déposez plainte si le suspect ne peut pas être identifié ou transféré.
  • Vérifiez dans le contrat de travail les délais de forclusion à respecter lorsque vous faites valoir des prétentions à l’encontre de l’auteur.
  • Exigez de l’auteur des faits une reconnaissance de dette écrite, dans laquelle il reconnaît son obligation de réparation à cause d’actes dolosifs intentionnels en chiffrant concrètement le montant.
  • Faites enregistrer la déclaration par un notaire dans une reconnaissance de dette avec soumission immédiate à l’exécution forcée.
     

3.     Assurez vos prétentions – dans la mesure légalement autorisée:
 

  • Calculez vos prétentions à des dommages-intérêts sur les créances de salaire.
  • Vérifiez si des avoirs détournés peuvent être garantis.
  • Faites-vous céder les avoirs bancaires, assurances-vie, pensions et autres droits envers des tiers, concéder des garanties sur les biens immobiliers, céder des véhicules automobiles. Vous pouvez exiger des biens du délinquant à titre de garantie à raison de la quotité saisissable autorisée.
  • Prévalez-vous le cas échéant d’une aide judiciaire pour garantir ou saisir les avoirs de l’auteur du dommage, p. ex. par saisie-arrêt ou référé.
  • Vérifiez les actions récursoires envers les tiers ayant contribué à la survenance du dommage.
  • Résiliez sans délai la relation de travail afin de prévenir de nouveaux dommages.
* Remarque: cette liste contient des propositions de mesures préventives. Il ne s’agit toutefois pas de directives contraignantes. Vous êtes bien entendu libre de procéder autrement.