Digital workplace: come aumentare la soddisfazione dei dipendenti

Per migliorare la produttività aziendale si passa anche e soprattutto dal ripensare il concetto di spazi di lavoro, nell’ottica anche di una maggior soddisfazione dei dipendenti. Per raggiungere questo obiettivo si parla, quindi, di un ambiente di lavoro digitale e smart, il Digital Workplace dove, grazie all’utilizzo della tecnologia e a una gestione più efficace degli asset aziendali è possibile migliorare la collaborazione, la comunicazione, l’accesso e l’aggiornamento di dati e informazioni, la condivisione. L’ambiente di lavoro digitale si inserisce nel contesto più ampio della digital transformation che sta coinvolgendo le aziende con lo scopo di rimettere al centro le persone, garantendo un’ottimizzazione del processo aziendale attraverso quelle tecnologie che stanno cambiando il modo di lavorare e di relazionarsi.

Ambiente di lavoro digitale: definizione

Il concetto di digital workplace è ancora troppo in evoluzione per essere confinato in una semplice definizione. Ci sono però dei criteri che lo delineano:

•  favorisce l’apprendimento e l’utilizzo di nuovi strumenti, nonché il coinvolgimento di tutte le persone dell’azienda, al di là delle loro funzioni, e stimola la creatività e l’innovazione;
•  è al di sopra delle barriere geografiche;
•  è integrato e completo perché ogni dato, informazione e comunicazione deve essere raccolto e condiviso;
•  è un sistema connesso e diffuso a tutto l’ambiente aziendale;
•  deve essere predittivo, ovvero anticipare le necessità dei lavoratori;
•  deve adattarsi ai continui cambiamenti nelle organizzazioni e fornire soluzioni conformi alle regole in materia di diritti dei lavoratori e dell’ambiente.

Secondo stime di IDC, ad oggi i mobile workers italiani sono circa 7 milioni su un totale di 22 milioni di occupati e nel 2022 supereranno, presumibilmente, la soglia dei 10 milioni. Gli ambienti aziendali oggigiorno sono sempre più frequentati da questi “lavoratori itineranti” che usufruiscono di digital workspace services, piattaforme intelligenti che rimpiazzano la tradizionale postazione in ufficio. La soddisfazione dei dipendenti e il migliorare la produttività aziendale sono possibili proprio grazie a questo “ripensare” gli spazi di produttività che ora sono accessibili in maniera sicura e affidabile in qualsiasi luogo, in qualsiasi orario e attraverso qualsiasi device.

Ambiente di lavoro digitale: caratteristiche

Il digital workplace è un vero e proprio ecosistema virtuale nato dall’unione dell’ambiente lavorativo e le moderne tecnologie per la comunicazione. Introduce nuovi modi di lavorare, in maniera più mirata ed efficiente, crea un “ambiente 2.0”, ma è molto più di questo. È una strategia aziendale in cui si mettono insieme strumenti, competenze specifiche del personale e una nuova cultura digitale per il miglioramento dell’employee experience, il raggiungimento degli obiettivi di business e il potenziamento della customer experience. Gli spazi di lavoro su misura 2.0, per essere considerati tali, devono rispettare alcune caratteristiche per rientrare nello smart office concept.

•  Intuizione e semplicità d’uso: tecnologie e modalità di fruizione degli spazi devono seguire delle logiche chiare, intuitive, praticamente employee-centric.
• Accessibilità universale: la soddisfazione dei dipendenti passa anche dal fatto che possono accedere ad applicazioni, informazioni e documenti di lavoro tramite qualsiasi device e ovunque si trovino, in totale sicurezza.
• Collaborazione in una dimensione sociale: lo smart office concept ruota intorno a un altro pilastro che è quello di enterprise collaboration perché la collaborazione e la condivisione tra dipendenti attraverso l’utilizzo di applicazioni di networking è fondamentale per migliorare la produttività aziendale.
• Adozione di sistemi aperti: strumenti, applicazioni, dati e informazioni devono essere posizionati e accessibili ai dipendenti su piattaforme digitali integrate come il cloud.
• Introduzione dell’Intelligenza Artificiale: un digital workplace non è tale se non adotta una tecnologia AI in grado di supportare i dipendenti nelle loro attività quotidiane (es. assistenti virtuali, ricerca semantica, tutorial intuitivi...).  

Smart building solutions: le tecnologie

La rivoluzione digitale degli spazi di lavoro volge sempre più verso un’interazione intelligente tra i dipendenti. Alla progettazione di spazi fisici o postazioni di lavoro si affianca uno smart office concept, in cui soluzioni interamente digitali “sdoppiano” il contesto lavorativo permettendo ai dipendenti di poter essere produttivi ovunque.

Oggigiorno, sono diverse le tecnologie a disposizione per introdurre negli ambienti di lavoro il concetto di smart building solutions e smart workplace services. La tecnologia abilitante dello smart office concept è sicuramente il cloud. È un requisito fondamentale per la pianificazione e la realizzazione di un digital workspace. Attraverso il cloud, il digital workplace viene gestito tramite un'unica piattaforma in cui i dipendenti accedono velocemente alle risorse aziendali, collaborando in tempo reale e sincronizzando le loro mansioni con i colleghi da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Il cloud, quindi, è la condizione senza la quale il digital workplace non ha ragione di esistere, ma, affianco ad esso, vanno accostati altri strumenti che implementano esponenzialmente contesti di smart building e smart workplace.

Parliamo di trend quali l’Internet of Things, l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning che aiutano nei lavori più ripetitivi lasciando più tempo ai dipendenti di concentrarsi su altri aspetti più creativi e stimolanti. AI e ambient knowledge migliorano il benessere aziendale incrementando la soddisfazione dei dipendenti. Forniscono informazioni sulla base delle attività che ogni persona sta svolgendo, creando una vera e propria esperienza lavorativa personalizzata. Gli assistenti virtuali supportano il personale aziendale nelle attività e possono essere interpellati facilmente per ricevere, in tempo reale, dati e informazioni richiesti. La ready analytics invece permette di svolgere in modo efficace il proprio lavoro sulla base dei dati analizzati. Per quanto riguarda la condivisione di idee e la crescita professionale, le aziende volte al digital workplace si affidano a silo buster e crowdsourcing, strumenti efficaci per il raggiungimento degli obiettivi di business attraverso mentorship, network interni e attività di micro blogging.

Ambiente di lavoro digitale: i vantaggi

Migliorare la produttività aziendale è il fine ultimo che ogni impresa si pone di raggiungere e l’avvento del digital workplace potrebbe diventare la chiave di volta per portare a termine questa missione.

Il nuovo modo di pensare al lavoro porta con sé numerosi vantaggi che riguardano:

•  la razionalizzazione degli investimenti consolidando piattaforme e sistemi di cloud computing e la riduzione dei consumi energetici e dei costi di manutenzione delle infrastrutture;
•  il controllo centralizzato dei software e hardware che i dipendenti utilizzano; saranno controllate da un’unica centrale operativa;
•  processi di audit, sicurezza e compliance facilitati;
•  la maggior produttività del personale;
•  la maggior creatività e accelerazione di processi di innovazione grazie all’utilizzo di nuovi spazi fisici all’interno dei quali scambiarsi velocemente informazioni e idee con la comunità aziendale;
•  l’attrattiva nei confronti di giovani talenti che sono alla ricerca di ambienti smart e stimolanti;
•  migliori servizi per i clienti finali: sviluppando e utilizzando un nuovo approccio smart in azienda inevitabilmente si migliora anche la customer care e la user experience dei potenziali clienti.