10 adviezen die u zullen helpen om uw onderneming te beschermen tegen fraude

1. Een gezonde dosis wantrouwen

Als u iets vreemds merkt, wees dan dubbel voorzichtig. Open geen enkele verdachte e-mail of koppeling die komt van een onderneming of van een persoon die u niet kent. Wees even wantrouwig voor websites die u bezoekt.

2. Neem de telefoon

Als u een verdachte e-mail ontvangt waar u om inlichtingen wordt gevraagd over uw onderneming, bel dan eerst om na te gaan of de vraag terecht is. Uw financiële instelling zal nooit per e-mail contact met u opnemen om uw persoonlijke of vertrouwelijke inlichtingen te vragen.

3. Ken uw leveranciers

E-mail mag niet uw enig communicatiemiddel zijn met uw leveranciers en uw medewerkers. Zorg ook om op andere wijze contact met hen te houden. Leer hen goed kennen. U zult het dan meteen merken wanneer u een vraag krijgt die niet past binnen de gewoontes van een leverancier.

4. Zorg voor aangepaste betalingslimieten

Limieten die worden toegekend aan werknemers die minder ervaring hebben zouden lager moeten zijn dan gewoonlijk. Ook wanneer u het erg druk heeft, mag u niet proberen om de werklast te verminderen door aan uw werknemers hogere limieten toe te kennen dan aangewezen. Ken ze geschikte limieten toe en evalueer die ook regelmatig.

5. Zorg voor een dubbele goedkeuring van betalingen

Zorg ervoor dat alle betalingen worden goedgekeurd door ten minste twee personen. Dit goedkeuringsmechanisme op twee niveaus zal uw onderneming beschermen. Door een tweede persoon de uitgaven te laten bekijken zorgt u ervoor dat onoplettendheden of kwaadwillige intenties worden gedetecteerd die een onderneming duur te staan kunnen komen.

6. Controleer uw rekeningen regelmatig

Wanneer u de verrichtingen op uw bankrekening goed en regelmatig opvolgt, zal elke frauduleuze handeling u meteen opvallen. Hoewel uw financiële instelling misschien wel een beleid hanteert om elke som die is uitbetaald na een niet-geautoriseerde handeling terug te betalen, is het vaak zo dat er een termijn is vastgelegd om dit aan de instelling te signaleren. Als u fraude vreest, verwittig dan meteen uw bank.

7. Update uw softwarepakketten

Software die niet up-to-date is, beschermt uw informatie mogelijk niet goed. Om uw onderneming te beschermen tegen cybercriminelen moet u een antivirusprogramma installeren en regelmatig bijwerken. Maak ook vaak een back-up en doe een beroep op externe technologiespecialisten.

8. Sensibiliseer uw werknemers

Zorg ervoor dat uw werknemers de actuele bedreigingen en de tactieken van fraudeurs kennen. Zorg voor een opleiding over de antifraudetechnieken en -beleidsregels. Herinner uw werknemers er regelmatig aan dat het bijzonder belangrijk is om waakzaam te zijn. Deze herinneringen zijn een bijzonder efficiënt middel om fraude te voorkomen.

9. Zorg voor een procedure die gevolgd moet worden bij fraude

Voorzie een fraudeprocedure en communiceer deze aan al uw werknemers. In het geval van fraude zal die paniekreacties voorkomen en zullen uw medewerkers kalm reageren, zonder te overhaasten en volgens de vastgelegde procedure.

10. Breng IT op de hoogte van een cyberaanval

Uw IT-team is mogelijk in staat om een aanval tegen uw systemen te neutraliseren, zeker wanneer u hen meteen verwittigt. Ook wanneer er schade kan zijn wanneer een werknemer op een verdachte link heeft geklikt, kan IT de effecten van de aanval voor de hele onderneming mogelijk beperken.