Varning: du använder en gammal webbläsare, var snäll och använd en mer modern webbläsare som Chrome, Firefox eller Microsoft Edge.

När och hur ska påminnelser skickas?

Betalningspåminnelse

En kund har inte betalt sin faktura. Är det ett  misstag? Har kunden glömt bort den? Behöver kunden ha lite extra tid?

Alla kunder kan glömma att betala en faktura, men när det händer ska du reagera snabbt och påminna kunden om att betala.

Om det var ett misstag får du pengarna direkt. Om du inte får pengarna, och kunden inte reagerar, kan det tyda på att kunden har ekonomiska problem.

Då gäller det att agera proaktivt och inte tveka.

Obetalda fakturor kan få svåra konsekvenser om situationen inte hanteras korrekt. Det kan påverka företagets likviditet, omsättning, kreditvärdering och i värsta fall resultera i en negativ recension.

Om förfallodatumet överskrids kan du eventuellt börja med att ringa. Det är personligare än att skicka ett mejl. Kanske finns det en bra anledning till att kunden har missat fakturan eller låtit den bli liggande. En reklamation exempelvis.

Läs också: Vad gör man om kunderna inte betalar?

Visa kunderna att du håller ögonen på dem

Om kunden säger ”jag ska fixa det” kan du låta det gå en vecka – innan du skickar en påminnelse. Kom ihåg att skriva att fakturan ännu inte har betalats trots att du påmint per telefon. Då får kunden en känsla av att du håller ett öga på be-talningen, och det är just det som är meningen.

I praktiken har det visat sig att kundernas betal-ningsbenägenhet bara minskar om man inte följer upp att fakturorna blir betalda. Den sista utvägen kan bli att skicka fakturan till inkasso. Så tveka inte att ta saken i egna händer.

”Oftast finns det en förklaring till att räkningen inte har betalats – kanske har den inte nått fram till rätt person, eller så kan det ha hänt något som har försenat betalningen. Så en påminnelse, an-tingen per telefon eller mejl, kan ofta lösa pro-blemet snabbt. Och om detta sker i en vänlig ton kommer många att uppfatta det som bra service att företaget tar kontakt för att klara upp situatio-nen. Men många företag dröjer för länge med att ta den första kontakten och skickar kanske en  formell påminnelse när det redan gått en tid.  Det fortsatta samarbetet med kunden kan skadas om det finns en naturlig orsak till att räkningen inte betalades från början. Men om räkningen  inte blir betald efter att kunden påmindes om den ska man naturligtvis skicka en påminnelse direkt”, säger Heikki Näreaho, Key Account Manager hos Euler Hermes.

Betalningspåminnelse:

Dag 0:
Skicka faktura

Dag 14:
Fakturans förfallodatum passeras (givet att betalningstiden är 14 dagar)

Dag 16:
Ring till kunden eller skicka e-post och påminn om att betalningen inte gjorts

Dag 23:
Skicka påminnelse 1 (med påminnelseavgift)

Dag 30:
Skicka påminnelse 2 (med påminnelseavgift) med inkassovarning