Müşterilerimizle iyi bir ilişki kurup bunu devam ettirmek işimizin temel taşını oluşturur ama bu her zaman kolay değildir. Özellikle de ödemelerde gecikmeler yaşandığında... En iyi şirketler bile ödemelerini zamanında yapamayabilir ama unutmayın: alacaklarınızdaki basit bir gecikmenin hasara dönüşmemesi için mümkün olan her şeyi yapmanız gerekir çünkü bu, ilişkilerin kötüleşmesine yol açarak zaman ve para kaybına neden olur. Bu tip durumlarla karşılaştığınızda yapabileceklerinize dair bazı ipuçları:
Sakin olun ve yapıcı davranın
Durumun en başında müşterinize çok fazla baskı uygulamayın. Endişeleriniz anlaşılabilir olsa bile, müşterinizin ödemesindeki gecikme tamamen ona bağlı değilse, büyük bir baskı çatışmanıza yol açabilir.
Bunun yerine, yapıcı bir tutum benimseyin, örneğin; haftada bir müşterinizi borcu için arayın veya borcunu ödemesi için farklı ödeme çözümleri sunun. Ancak, aşırı anlayışlı bir tutum da sergilemeyin çünkü müşteri bundan faydalanabilir.
Son olarak, yasal işlemlere başvurabileceğinizi ima etmeden önce her zaman bunun müşteri ile uzun vadeli ilişkiniz üzerinde yaratacağı etkiyi düşünün.
Açık ve dürüst iletişim kurun
İletişim eksikliği genelde ödemelerle ilgili müşterilerle yaşanan gerilimin ana nedenidir. Bu nedenle, iletişiminizin tüm aşamalarında şeffaf bir tutum sergilemeye çalışın.
Örneğin, işletmeler için geç ödemelerin en yaygın nedenlerinden birinin kötü bir nakit akışı yönetimi olduğunu biliyor muydunuz? Nakit akışını iyi yönetemeyen şirketler genelde bunu belli etmek istemez ve ödeme günleri yaklaştıkça alacaklılarıyla yüzleşmek istemedikleri için kendilerine yapılan hatırlatmalardan ve telefonlara çıkmaktan kaçınırlar
Diğer yandan, bu noktada net olmak ve müşteri ile her iletişimi belgelemek çok önemlidir. Bu amaçla, unutmayın, daima:
- Her telefon görüşmesinden sonra durumu anlatan bir e-posta gönderin
- Bu e-postalarda, görüşmeniz sırasında üzerinde anlaştığınız noktaları ayrıntılı olarak yazın
- Her e-postanızın tasdikli bir kopyasının yer aldığı bir arşiv oluşturun.
Kendinizi müşterinizin yerine koyun
Bir çözüm bulmak istiyorsanız, müşterinizin ödemelerini neden geciktirdiğini anlamanız gerekir. Bu her zaman mutlaka müşterinizin hatası değildir: genellikle öngörülemeyen dış faktörler devreye girer. Örneğin, müşteriniz de kendi müşterilerinden ödeme almakta zorluk çekiyor olabilir.
Alacaklarınızın gecikmesi her zaman; şirketinize finansal olarak zarar vermeyebilir ya da iş ilişkilerinizi koparmak zorunda kalacağınız anlamına gelmez. Önemli olan, şirketinizin mali durumu ile müşterilerle ilişkileriniz arasında bir denge kurarak bunu devam ettirebilmenizdir.
Devreye bir aracı sokun
Son olarak, durumla duygusal bağı olmayan üçüncü bir tarafı devreye sokmak, bir çözüme varmak için iyi bir fikir olabilir. Bu şekilde, kısa sürede daha iyi sonuçlar elde etmenin yanında, uzun süren ve maliyeti oldukça yüksek davalardan da kaçınmış olursunuz.
Allianz Trade gibi bir iş ortağı müşteriyi etraflıca dinlemeye zaman ayırarak sorunun gerçek kaynağının belirlenmesine yardımcı olur. Tahsilat uzmanları öncelikle ortak bir çözüm bulmaya çalışır ve kendi çıkarlarına da olduğunu anladıkları için bu yaklaşım genelde müşterileri işbirliği yapmaya ikna eder. Bu şekilde, genellikle ödeme gecikmesini doğuran anlaşmazlıklar giderilerek ve yeni bir ortak ödeme planı programlanarak "Kazan-Kazan" çözümlerine ulaşılabilir.
