Mów do mnie prosto: 3 kroki, by zostać mistrzem prostego języka

"Nie używaj słowa za pięć dolarów, gdy  wystarczy słowo za pięćdziesiąt centów". To bardzo mądre (pięćdziesięciocentowe) słowa Marka Twaina, nie tylko znanego pisarza, ale także przedsiębiorcy i inwestora. Jego inwestycje nie były zbyt udane, natomiast w pełni opanował ekonomię pisania.

Co Mark Twain miał na myśli mówiąc te słowa? Jeśli masz wybór między skomplikowanym  terminem, takim jak "słowo-tasiemiec", a codziennym słowem lub kombinacją słów, takich jak "długi wyraz", które oznaczają to samo, zawsze powinieneś wybrać zwykłe słowo. Celem jest skupienie się na jasnej, zwięzłej komunikacji. W prozie, podobnie jak w biznesie, taktyka ta stworzy wartościową więź z odbiorcami, której nie zapewni żadna liczba słów-tasiemców.

W biznesie ludzie często próbują przekonać kogoś innego do kupienia lub zrobienia czegoś. Najlepszym sposobem jest użycie słów, których używają Twoi klienci. Prosty język działa na wielu poziomach i poprawia doświadczenia klientów. Pomaga im lepiej zrozumieć Twój przekaz oraz intencje, budować silne relacje biznesowe i oszczędza czas na niepotrzebną komunikację zwrotną. Krótko mówiąc, ma to sens biznesowy!

Popatrzmy na przykład na moją branżę, która zajmuje się ubezpieczaniem należności handlowych i windykacją należności. To bardzo ważne, abyśmy pomagali naszym klientom zrozumieć złożone informacje finansowe, po to, by  byli w stanie podjąć odpowiednie działania. A wiem, że wielu naszych klientów nie myśli w kategoriach: szkody bagatelnej, instrumentów bez regresu i przewlekłej zwłoki.

Powszechnym i błędnym przekonaniem jest to, że prosty język to upraszczanie przekazu. To  nieprawda. W branży ubezpieczeń należności handlowych nie da się uniknąć przekazywania skomplikowanych informacji. Natomiast używamy języka polskiego w taki sposób, by jasno i prosto przedstawić nasze przesłanie.

Moje zainteresowanie prostym językiem zawdzięczam w dużej mierze dr Tomaszowi Piekotowi, profesorowi językoznawstwa z Uniwersytetu Wrocławskiego. Jest on orędownikiem stosowania krótkich i prostych zdań w komunikacji. Po udziale w jego seminarium zaproponowałam mojej organizacji wprowadzenie prostego języka również w naszej firmie. Był to pilotażowy projekt, który odniósł duży sukces! Dzięki niemu dowiedzieliśmy się, że unikanie skomplikowanych terminologii pomaga nam pisać w sposób przyjazny, zrozumiały i równie skuteczny – nawet w przypadku takich tematów jak negocjacje z dłużnikiem i windykacja zadłużenia.

Pisanie prostym językiem jest łatwiejsze niż myślisz. Oto podstawowe kroki, aby zacząć:

Zadaj sobie pytanie: "Do kogo piszemy? Jaką reakcję chcemy wywołać?". Postawienie się w sytuacji odbiorców pomoże ci dostrzec, jakich informacji potrzebują i znaleźć prosty sposób na przedstawienie tego. Na przykład, wysyłając mail do właściciela firmy na temat  odszkodowania – skupiamy się bardziej na pięćdziesięciocentowych słowach, takich jak "zwrot" i "wypłata", niż nad ich bardziej wyszukanymi kuzynami "rekompensata" i "transfer".

Wybierz najbardziej istotne informacje i umieść je na samej górze. Używaj ciepłego i  bezpośredniego tonu z czasownikami i zaimkami osobowymi, takimi jak "ty" i "my". Pamiętaj, aby zdania były jak najkrótsze.

W dobie komunikacji cyfrowej, ludzie oczekują, że nawet dokumenty drukowane będą krótkie, łatwe do przeczytania i zrozumienia. Przyjmij standardy internetowe, które Twoi klienci już świetnie znają. Stosuj żywe kolory i małe bloki tekstu. Częste stosowanie śródtytułów  również pomaga utrzymać zainteresowanie tekstem i jego czytelność.

Uproszczenie języka jest, cóż, całkiem proste. Niezależnie od tego, czy piszesz krótką wiadomość, czy 100-stronicową księgę, chodzi o to, aby stworzyć bliskość, a nie dystans.

W Allianz Trade przekonaliśmy się o korzyściach płynących z uproszczenia języka, którym posługujemy się w kontaktach z naszymi klientami na całym świecie. W ciągu ostatnich kilku lat dokonaliśmy przeglądu sformułowań naszych polis, powiadomień i innych form komunikacji, aby uczynić je bardziej zrozumiałymi.

W przypadku Allianz Trade Polska nasz nowy styl komunikacji został bardzo dobrze przyjęty – nie tylko przez naszych klientów, ale również przez nasz zespół. Pracownicy chętnie uczyli się nowych sposobów komunikacji, a rezultaty przyszły bardzo szybko. Otrzymaliśmy wyrazy uznania ze strony klientów. Zmniejszyliśmy również liczbę nieporozumień lub opóźnień wynikających z niepotrzebnej korespondencji. Jeśli używasz słów, które Twoi klienci znają i natychmiast rozpoznają, wszyscy wygrywają!